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영어로 이메일 작성하는 방법

Miyoung2020년 10월 22일4 분 읽기

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이메일은 이제 전 세계에서 가장 흔히 사용되는 의사소통 수단 중 하나가 되었고…그럴 만한 이유는 너무도 많죠. 즉각적인 정보 공유는 물론이고 국가 경계를 넘어서 사람 간, 기업 간의 상호작용을 가능하게 만들었으니까요. 그래서 영어로 이메일을 작성할 때는 정확한 어조로 명확하게 뜻이 잘 전달되는 글쓰기는 필수적입니다. 예를 들면, 이메일을 통해 해외에서 직장을 구하거나 대학에 입학할 수도 있고, 국제적인 우정을 쌓고 유지하는 데 도움을 주는 것이죠. 이메일 작성에 유용한 팁과 영어로 작성하는 이메일의 모든 것을 지금 알려드립니다!

혹시 지금 독일어를 공부하신다고요? 그럼, 여기를 눌러 독일어로 이메일 작성하는 방법을 확인해보세요.

영어로 이메일 작성하는 방법에 대한 일반적인 팁

제목을 작성해주세요!

제목은 받는 사람에게 가장 처음으로 보여지는 부분입니다. 좋은 제목은 명확하되 전달하고자 하는 메시지가 잘 함축되어야 합니다. 최소한의 단어 수로 상대방이 중심 내용을 바로 파악할 수 있게 말이죠. 제목이 비어있거나 횡설수설한다면, 바로 휴지통으로 직행할 수 있다는 점을 기억해두세요.

스타일 및 톤

영어로 이메일 작성 시에 너무 길거나 불명확한 문장은 피해야 하며 내용을 나누어 단락마다 하나씩의 주제를 담아 전달하는 것이 좋습니다. 읽는 사람도 편안하며 온라인상의 대화에서 흔히 생길 수 있는 오해의 소지를 줄여주기도 합니다. 사업상 이메일의 경우, 톤은 좀 더 정중하고 신뢰가 되는 공손한 어투를 사용하는 게 좋겠죠, 그래야 상대방도 시간을 들여 정성스럽게 답장을 작성해서 줄 테니까요.

서명

격식을 차린 이메일이나 작업상 사용하는 이메일에는 내용 작성 후 마지막에 발신인의 정보를 담은 서명을 함께 보내는데요, 이것은 수신인에게 유용할 뿐만 아니라 신뢰감을 형성해줍니다. 이를테면 이름, 성, 직함, 회사 웹사이트 또는 링크드인 프로필 같은 정보들 말이죠.

확인, 확인 또 확인!

작성한 이메일에 오타는 없는지 문법적인 오류는 없는지 마침표는 제 자리를 지키고 있는지 확인 또 확인하는 것을 잊지 마세요. 심지어 모국어로 작성해도 충분히 일어날 수 있는 실수들이죠. 미래의 직장에 또는 대학에 오점을 남길 수는 없잖아요. 신중하지 못하고 뭔가 부족한 인상을 줄 수 있으니 두 번, 세 번 확인 후, 전송 버튼을 클릭하세요. 문법 검사기로 한 번 더 확인하거나 영어 원어민에게 교정을 받는다면 더할 나위 없겠죠. 그리고 하나 더. 수신인 이메일 주소도 틀리지 않는지 더블 체크 잊지 마세요!

email notification on phone

영어로 완벽하게 이메일 작성하는 방법

정리하면, 아래의 구조로 작성할 수 있어요:

  • 첫인사
  • 스몰토크(선택사항)
  • 도입
  • 본문
  • 끝인사

첫인사

잘 알거나 격식 없이 지내는 사이에서는 간단하게 “Hey [이름]” 또는 “Hi [이름]” 이렇게 이메일을 시작할 수 있어요.

격식을 차려야 할 때, 직업상 이메일은 “Dear [타이틀] [성]” or “Hello [타이틀] [성]” 이렇게 시작해야 합니다. 예시, “Dear Mr. Smith.”

중요: 첫 인사말 이름 뒤에 꼭 쉼표(,)를 사용.

만약 수신인의 이름을 모른다면, 인사말은 “To Whom It May Concern:"으로 시작할 수 있습니다. 여기서 주의할 점은 단어마다 대문자를 사용한다는 점 기억하세요.

스몰토크

스몰토크는 평소에 알고 지내는 지인이나 가볍게 주고받는 이메일에 포함하는 것이 적절합니다. 보통 첫인사 후 또는 끝인사 전 단계에 내용을 담죠. 대부분 스몰토크로 가족 안부, 함께 아는 친구의 안부, 공통 관심사에 대해 말할 수 있습니다.

도입

만약 누군가에게 처음으로 보내는 이메일이라면, 글을 쓰고 있는 이유를 명확하게 담아야겠죠. 제목과 일치하는 것은 물론이고요. 우선 간단하게 자기소개를 한 후, “I am writing with regard to…,” I am writing to let you know…,” or I am writing in response to…,” 이런 식으로 도입 부분을 시작할 수 있어요.

본문

본문을 쓰는 공식은 보내고자 하는 내용에 따라 달라지기 때문에 정해져 있지 않습니다. 명확하고 간결한 문장을 유지하고 텍스트 내용에 따라 문단을 나누어 작성하는 것이 좋습니다.

끝인사

끝인사로 알맞은 텍스트는 수신인에게 바라는 내용에 따라 달라질 수 있습니다. 예를 들어, “I look forward to hearing from you soon(연락 기다리겠습니다),” “Thank you in advance(미리 감사드립니다),” 또는 “For further information, please do not hesitate to contact me(더 궁금하신 내용은 언제든 물어봐 주세요).” 등의 문장이 될 수 있습니다. 그런 다음 바로 아래 “Best regards,” “Kind regards,” or “Yours sincerely”와 같은 마지막 안부를 전한 후, 그 아랫줄에 서명(이름과 성)을 넣어 보낼 수 있습니다

일상적인 이메일은 크게 가이드라인이 있다기 보다는 “Thanks,” “See you soon!” 또는 간단하게 “I’m really looking forward to meeting you in person(곧 만나기를 기대합니다).” 정도의 끝인사와 그 아랫줄에 서명(이름과 성)을 넣어 보낼 수 있습니다.

자, 이제 감 잡으셨나요? 영어로 완벽하게 이메일 작성하는 방법에 대해 알아봤습니다. 발송 전 다시 한번 확인, 확인, 또 확인 잊지 마세요!

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