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完璧な英語メールの書き方ガイド完全版!件名、書き出し、結び、「よろしくお願いします」の書き方もこれでバッチリ!

Hitomi M.2020年10月22日5分で読める記事

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英語メールの書き方、わかっていますか? 今回は、ビジネスで英語メールを書く時に恥ずかしい思いをしないですむよう、件名、書き出し、結び、「よろしく」の書き方についてまとめました!

英語メールが大事な理由

良い英文のメールを書くには、英語のライティングスキルが必須です。

最近では、海外とのビジネス上のやりとりだけでなく、海外留学する場合は志望校への願書にもメールや手紙を添付する必要があります。

よって、きちんとした英語メールの書き方は、習得しておいてゼッタイ損はありません!

ドイツ語学習中の方は、こちらのブログ記事にドイツ語でのメールの書き方をまとめていますので、ご参考にどうぞ。

英語メールで大切な4つのこと

1. 件名は超大事!ゼッタイ手をぬくべからず!

「件名」は、メールを受け取った相手が一番最初に見る場所です。 メールの内容を簡潔に、正確に、そして明確に表現した件名をつけましょう。 この件名で「なぜメールを書く必要があったのか」を察することができると、なお良いです。

また、英語メールの件名は長ければ良いというものではありません! 読み手が注目してくれるように、分かりやすく、簡潔に書きましょう。

なお、件名がないメールの場合は開封前に削除されてしまう可能性も高くなります。 件名は必ず入れましょう

2. 英語メールでは文章は短めに、そして丁寧に。

良い英語のメールは、短く簡潔な文章で構成されています。 複数のトピックについて書く必要がある場合は、段落で分けたりして、読み手に分かりやすくなるよう整理しましょう。 これによって、相手の誤解を防ぐこともできます。

ビジネスの英語メールの場合は、丁寧に、敬語を意識した文章を書きましょう。 相手がこのメールを読むことに時間をとってくれていることに感謝する気持ちで、書きましょう。

email

3. 英語メールでは署名を忘れないこと!

ビジネスの英語メールやその他フォーマルな場での英語メールにおいては、メールの最後に署名をお忘れなく! 署名は名刺代わりと考えましょう。

そして、英文メールの場合は、英文の署名をつけることが大切です。 日本語の署名のままだと相手が理解できない可能性がありますので、要注意です。

署名には次の情報を含めると良いでしょう。

  • 名前
  • 肩書き
  • 自身もしくは会社のウェブサイトへのリンク
  • LinkedInのプロフィールへのリンク(あればの場合)

4. 英語メールの送信前に必ずスペルチェック!

英語メール送信前に、スペルミスや文法の間違いその他相手の名前や会社名のスペルが間違っていないかを確認しましょう。

もし留学先の志望校や、転職を希望する企業にメールを送る場合は、スペルや文法のミスが絶対にないよう、完璧なメールを送るよう心がけましょう。 この時点でミスがあると、相手に悪い印象が残ってしまうかも!?

現在はスペルチェックに使える無料ツールや無料機能も充実していますので、それらを活用しましょう。 また、どうしても心配な場合は英語ネイティブにチェックしてもらうのが一番です。

そして最後に、送信先のメールアドレスが正しいか、再度確認してから送信しましょう。

email notification on phone

完璧な英文メールの書き方ガイド

英文メールは次のように構成されています。

  1. 出だしの挨拶
  2. 雑談(あくまでもオプション)
  3. イントロダクション
  4. 本文
  5. 締め
  6. 終わりの挨拶

英語メールの出だしの挨拶

フォーマルなメールでない場合、そしてメールの送信相手をすでによく知っている場合は、次のような書き出しでOKです。

  • Hey (相手の下の名前),
  • Hi(相手の下の名前),

反対に、フォーマルな英文メールやビジネスの英文メールの場合は、「拝啓」にあたる表現として、次のような書き出しにしましょう。

  • Dear (称号)(相手の苗字),
  • Hello(称号)(相手の苗字),
  • 例:Dear Mr. Smith,

ここでひとつ大事なこと。 もうお気づきかもしれませんが、相手の名前の後には「コンマ」が必須です!

  • Dear Mr. Smith→×
  • Dear Mr. Smith,→⚪︎

ですので、気をつけてください!

相手の名前がわからない場合

場合によっては、担当者の名前がわからない状態で英文メールを送らなければいけないこともあります。 その場合は、次の書き出しを使いましょう。

To Whom It May Concern:

直訳すると「ご担当者様」といった感じの表現です。

「To Whom It May Concern:」は、それぞれの単語の頭文字が大文字になっているのがポイントです。

そして最後の「コロン(:)」もお忘れなく

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英語メールでの雑談

メールを送る相手が知り合いである場合、そしてインフォーマルな英語メールである場合は、雑談を含めてもOKです。 この雑談は、出だしの挨拶の直後、もしくは最後の結びの直前に入れると良いでしょう。

この雑談でおいては、例えば天気の話や相手の家族のこと、共通の友人、もしくは共通で行っているアクティビティについてなどが無難です。

例えば、

  • How has your family been doing?
  • I hope you’re family is all well!
  • I hope you’re enjoying the mild weather over there.

といった文章を1文入れるだけでも良いでしょう。

英語メールのイントロダクション

初めてメールを書く相手の場合は、今回メールを書いた理由を明確に述べましょう。 このイントロ部分は、メールの件名に対応した内容である必要があります。

まずは簡単に自己紹介から始まり、「今回は〜の件でメールをお送しております」にあたるフレーズを入れるようにしましょう。 下のフレーズを参考にしてください。

  • I am writing with regard to…, (…の件についてメール差し上げております)
  • I am writing to let you know…, (…をお知らせするためにメール差し上げております)
  • I am writing in response to…, (…のお返事としてメール差し上げております)

英語メールの本文の書き方

本文については、これといって決まった様式はありません。 メールの目的や背景によって、どのような文章を書くか変わるからです。

ですが、必ず意識しておきたいことがあります。 それは、それぞれの文章は短く、明確に書くこと。

日本人は、思わず英文が長文になるクセがある人が多いのですが、これは外国人にとって非常に読みにくいのです。

とにかく、それぞれの文は短く、明確に! そして、文章の数が多い場合は、段落ごとにまとめて見やすくしましょう!

英語メールの締め

英語メールの結びでは、メールの相手にお願いしたい内容にあわせて、結びの言葉を選ぶようにしましょう。

英語メールの結びには、例えば次のような例があります。

  • I look forward to hearing from you soon. (近々のお返事をお待ちしています。)
  • Thank you in advance. (あらかじめ、お礼申し上げます。)
  • For further information, please do not hesitate to contact me. (さらに何か情報が必要な場合は、ご遠慮なくご連絡ください。)

laptop

「敬具」にあたる表現をお忘れなく

そして、この結びの言葉の後には、日本語の「敬具」にあたる次の表現を添えます。 その場合は、次のように書きましょう。

  • Best regards,
  • Kind regards,
  • Yours sincerely,

いずれも、最後の「コンマ」をお忘れなく! そして、この「敬具」にあたる締めの言葉のすぐ下に、英文の署名を加えましょう。

フォーマルなメールでない場合の締め

フォーマルな英語メールでない場合は、次のような締めでもOKです。

  • Thanks, (ありがとう)
  • See you soon! (またお会いしましょう!)
  • I’m really looking forward to meeting you in person. (実際にお会いできるのを楽しみにしています。)

これらの締めのフレーズの下に、自分のファーストネームを書くだけです。

「よろしくお願いします」の英語訳は存在しません

日本語のメールでは、文末に「よろしくお願いします」を入れるのが定番ですよね。

ですが、英語メールの場合は、「よろしくお願いします」にあたる表現は存在しません!

そこで、「よろしくお願いします」の代わりに、上記で説明した「I look forward to hearing from you soon.」「Thank you in advance.」などのフレーズを入れると考えてください。

以上が、完璧な英語メールの書き方ガイドでした!

少しでも皆様のお役に立てますように。

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